Dokümanlarda Güvenlik Versiyon Kontrolleri Nedir?

Doküman yönetimlerinin sistemlerinde güvenlik her zaman önemli bir başlık olmaktadır ve doküman yönetimi alanında görüntülenme, güncelleme ve silme işlemlerini kimler tarafından ve ne koşular altında yapılabileceğini de tanımlamaktadır. Bunlar ile birlikte bir dokümanın güvenlik tanımları, yaşam döngüsü içerisinde geçtiği farklı süreç adımlarından kullanıcılar bazında da farklılıklar göstermektedir. Versiyon kontrolleri ve kayıt işlemleri doküman yönetim sistemlerinin sağladığı diğer kütüphane servis hizmetleridir. Dokümanlar kaç versiyonunun sistemlerde aktif olarak var olması gerektiği ve farklı kullanıcılar tarafından görüntülenme imkanlarının da olup olmayacağı özellikleri arasında yer almaktadır. Doküman saklama ve arşivlemelerinde doküman yönetimi sistemlerinin temel fonksiyonları olmaktadır. Bunlar ile birlikte arşivleme ve silme opsiyonlarının da bulunması gerektiği yönündeki kararlar da doküman yönetim istemlerinde veri saklama kapasitelerinin yönetim açısından büyük öneme sahiptirler. Aynı zamanda ise saklama konusunda doküman yönetimlerinin desteklenmesi gereken temalardan bir tanesi de COLD olma özellikleridir.

Yazılımların çıktılarını, gerektiği zamanlarda tekrar bastırılabilmesi için baskı verisi şekillerinde oluşturulması gerekmektedir. Her bir uygulama ise kendi formatına uygun şekillerde çıktı üretilir ve bu dosyalar da genellikle veri yoğunlukları sebebi ile de çok büyük boylara erişmektedir. Bu sebeplerden dolayı da doküman yönetimi sistemlerinin dahilinde ana kütüphaneye diğer dokümanlar gibi kaydetmeleri gerek standart farklı gerekse de kapasite açısından mümkün olmamaktadır. Bu şekillerde olan çıktı dosyaları doküman yönetim sistemleri içerisine COLD desteği çerçevesinde lazer diskler üzerinden dahil edilmektedir.